Setup bàn làm việc cho HR: Tối ưu không gian riêng tư và tập trung

Trong doanh nghiệp, HR là bộ phận đặc thù, xử lý thông tin nội bộ, quản lý hồ sơ nhân sự, trao đổi về lương thưởng và giải quyết các vấn đề nhạy cảm trong tổ chức.

Vì vậy, setup bàn làm việc cho HR không thể giống setup của designer hay bộ phận marketing. Nó cần đáp ứng 3 yêu cầu quan trọng: riêng tư - tập trung - sức bền làm việc nhiều giờ.

Công việc của HR đòi hỏi không gian làm việc khác biệt như thế nào?

Một ngày làm việc của HR thường bao gồm:

• Xử lý hợp đồng, bảng lương, dữ liệu cá nhân
• Trao đổi trực tiếp với nhân viên
• Họp nội bộ hoặc gọi điện liên tục
• Làm việc trước máy tính 6-8 giờ

Điều này tạo ra hai áp lực song song:

• Thứ nhất: áp lực về mặt hiệu suất (độ chính xác và ra quyết định liên tục rất cao)
• Thứ hai: áp lực về mặt sức khoẻ thể chất và tinh thần (ngồi lâu, gõ nhiều, căng thẳng)

Nếu không gian làm việc không được tối ưu, HR rất dễ:

• Mất tập trung khi xử lý dữ liệu
• Cảm thấy căng thẳng hơn cần thiết
• Giảm hiệu suất vào cuối ngày

Yếu tố 1: Bố cục đảm bảo sự riêng tư

Vị trí đặt bàn trong văn phòng

Bàn làm việc của HR nên:

• Không đối diện trực tiếp lối đi chính
• Không để màn hình hướng thẳng ra cửa
• Hạn chế góc nhìn chéo từ các bàn xung quanh

Sự riêng tư không chỉ để bảo mật thông tin, mà còn giúp HR tránh bị gián đoạn thị giác.

Điều chỉnh góc màn hình để tránh lộ thông tin

Một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả là sử dụng arm màn hình để:

• Xoay màn hình theo góc mong muốn
• Điều chỉnh khoảng cách và độ cao
• Giảm nguy cơ người khác nhìn chéo thấy dữ liệu
  

Ngoài yếu tố bảo mật, việc đặt màn hình đúng tầm mắt còn giúp cổ không phải cúi quá nhiều, giảm mỏi sau nhiều giờ làm việc.

Tạo vùng phân tách nhẹ bằng nội thất

Không cần vách ngăn lớn. HR có thể tạo “vùng riêng” bằng:

• Tủ di động đặt cạnh bàn
• Kệ tài liệu, pegboard phân tách nhẹ
• Bố cục chữ L thay vì bàn thẳng

Cách bố trí này vừa giữ tính mở của văn phòng, vừa đảm bảo tính riêng tư cần thiết.

Yếu tố 2: Duy trì sự tập trung trong môi trường nhiều tương tác

HR thường xuyên bị gián đoạn: nhân viên hỏi việc, điện thoại, họp đột xuất. Vì vậy, mặt bàn cần đủ ổn định và gọn gàng để giảm nhiễu về mặt thị giác.

Mặt bàn đủ sâu và đủ rộng

Một mặt bàn quá nhỏ khiến:

• Tài liệu chồng chéo
• Laptop đặt quá gần
• Cổ phải cúi nhiều

Bàn đủ chiều rộng, chiều sâu giúp:

• Giữ khoảng cách mắt và màn hình hợp lý
• Bố trí tài liệu gọn gàng
• Giảm căng thẳng thị giác

Giảm rung lắc và nhiễu khi thao tác

Khi bàn không ổn định:

• Gõ phím gây rung
• Màn hình lắc nhẹ
• Tạo cảm giác thiếu chắc chắn
• Sự ổn định cơ học tuy nhỏ nhưng ảnh hưởng đến cảm giác tập trung.

Quản lý dây và phụ kiện gọn gàng

Dây điện, sạc, thiết bị rối rắm tạo nhiễu về mặt thị giác. Không gian càng gọn, não càng dễ tập trung.

Yếu tố 3: Sức bền làm việc nhiều giờ

Hiệu suất của HR không chỉ phụ thuộc vào kỹ năng, mà còn vào khả năng duy trì năng lượng 6-8 giờ liên tục.

Ghế hỗ trợ thắt lưng và phân bổ áp lực

Ngồi lâu với ghế không có hỗ trợ lưng dưới sẽ khiến:

• Cột sống chịu tải lớn
• Lưng mỏi nhanh
• Phải đổi tư thế liên tục

Một ghế công thái học giúp:

• Giữ đường cong tự nhiên của cột sống
• Phân bổ áp lực đều hơn
• Hạn chế mỏi tích luỹ
  

Chiều cao bàn phù hợp với góc khuỷu tay

• Khi bàn quá cao: vai bị nâng lên và cổ căng
• Khi bàn quá thấp: lưng cúi và áp lực lên đĩa đệm tăng

Bàn nâng hạ cho phép điều chỉnh linh hoạt theo chiều cao người dùng và thay đổi tư thế trong ngày.

Khả năng thay đổi tư thế trong ngày

Việc luân phiên giữa ngồi và đứng giúp:

• Tăng tuần hoàn máu
• Giảm áp lực cột sống
• Duy trì sự tỉnh táo

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng với HR 0- bộ phận thường phải làm việc liên tục trước màn hình.

Checklist nhanh: Setup bàn làm việc cho HR đã đủ tối ưu chưa?

• Màn hình không bị lộ thông tin khi người khác đi ngang
• Ghế có hỗ trợ thắt lưng
• Bàn đủ rộng cho tài liệu, PC,...
• Có giải pháp lưu trữ gọn gàng
• Sau 3 giờ làm việc không phải đổi tư thế liên tục

Nếu bạn trả lời “chưa” từ 2 tiêu chí trở lên, rất có thể setup hiện tại đang ảnh hưởng đến hiệu suất mà bạn không nhận ra.

Kết luận: Không gian làm việc của HR là nền tảng quản trị con người

HR là bộ phận gắn với sự ổn định của tổ chức.
Một không gian làm việc thiếu riêng tư hoặc thiếu hỗ trợ cơ học có thể khiến:

• Sai sót thông tin
• Giảm tập trung
• Gia tăng mệt mỏi

Setup bàn làm việc cho HR không phải để đẹp, mà ngược lại để đảm bảo sự chính xác, bình tĩnh và hiệu suất dài hạn.