2025: HyperWork thực hiện "work smarter, not harder"

Chăm chỉ, cần cù không còn là những yếu tố duy nhất giúp bạn làm việc hiệu suất, hiệu quả. Thay vào đó, sự linh hoạt, tìm tòi sáng tạo mới mới giúp bạn bứt phá, tạo ra sự khác biệt. 

Work smarter, not harder, cùng HyperWork chỉ ra 5 cách khác nhau để tận dụng 1 ngày làm việc triệt để, không lãng phí thời gian và "level up" bản thân nhé.  

1. Sử dụng tài nguyên sẵn có một cách hiệu quả

Tài nguyên sẵn có được nhắc đến bao gồm các công nghệ, phần mềm, các phương pháp hiện đại, các công cụ, thiết bị,... giúp tối ưu sức lực (thể chất lẫn tinh thần), tối ưu thời gian mà vẫn mang lại kết quả ấn tượng.

-  Sử dụng các công cụ có sẵn như React-Bootstrap tăng tốc độ phát triển giao diện (UI), Excel hay Python khi cần xử lý dữ liệu, tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại.

- Sử dụng thêm các phần mềm quản lý công việc như Notion, Trello, Asana để xây dựng kế hoạch, thực hiện nhiệm vụ hiệu quả, đúng giờ.

- Sử dụng thêm giá đỡ laptop, giá đỡ điện thoại, màn hình, giảm áp lực lên cổ, vai, gáy, nhất là những công việc cần ngồi lâu dài.

- Áp dụng các phương pháp làm việc như Pomodoro (làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút), nguyên tắc FAST (Focus - tập trung; Act - hành động; Simplify - đơn giản hóa; Track - theo dõi).

Không chỉ giúp giảm tải khối lượng công việc mà còn giúp cải thiện kết quả đầu ra, hãy tận dụng các tài nguyên có sẵn một cách thông minh và thuần thục. Tập thói quen mày mò, tìm tòi và tối ưu một hoặc một vài công cụ, thiết bị phù hợp với thói quen và sở thích để không ngừng nâng cao hiệu quả nhé. 

2. Ưu tiên những công việc quan trọng

Xác định những nhiệm vụ có tác động lớn nhất, có tính chất quyết định để tập trung thay vì lãng phí thời gian vào những việc ít quan trọng, nhằm tiết kiệm thời gian, năng lượng để đạt được kết quả ấn tượng hơn.

Một cách hiệu quả để xác định các công việc quan trọng là áp dụng Ma trận Eisenhower với 4 nhóm:

- Quan trọng - Khẩn cấp

- Quan trọng - Không khẩn cấp: nên tập trung vì đây là những việc mang lại giá trị lâu dài trong khi chúng ta có xu hướng mải mê với các công việc khẩn cấp mà bỏ qua. 

- Không quan trọng - Khẩn cấp

- Không quan trọng - Không khẩn cấp.

Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn quan trọng. Thay vì dành hàng giờ chỉnh sửa CV hay Portfolio thật thẩm mỹ, đẹp mắt, bạn nên đầu tư thời gian vào việc nghiên cứu nội dung chính, luyện tập cách trình bày và xử lý các câu hỏi khó từ nhà tuyển dụng nhằm giúp buổi phỏng vấn thêm thuyết phục và chuyên nghiệp hơn.

3. Sáng tạo giải pháp 

- Tìm ra cách tiếp cận mới, đơn giản hóa quy trình hoặc loại bỏ các bước không cần thiết nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đạt được kết quả đáng kể. Hãy nhìn vào quy trình hiện tại của bạn và tự hỏi: Có bước nào không thực sự cần thiết không? Có thể thay đổi thứ tự công việc để tối ưu thời gian không? Có cách tiếp cận mới nào không?

Thay vì gửi email qua lại để thu thập ý kiến từ nhóm, các nền tảng cộng tác như Google Workspace hoặc Microsoft Teams hỗ trợ tất cả mọi người cùng làm việc trên một tài liệu thời gian thực. Việc này không chỉ giảm thời gian chờ đợi mà còn tăng tính minh bạch và hiệu quả.

- Một yếu tố quan trọng khác là trao quyền cho nhân viên hoặc những người hỗ trợ, đặc biệt nếu bạn là người quản lý. Ví dụ, khi phát triển một website, thay vì chỉ định từng chi tiết nhỏ như màu sắc hay kiểu chữ, bạn có thể để đội thiết kế tự chọn trong phạm vi định hướng chung nhằm tiết kiệm thời gian, gia tăng sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm từ nhân viên.

Hoặc ví dụ thay vì xử lý từng yêu cầu hỗ trợ của khách hàng một cách thủ công, chúng ta có thể triển khai chatbot AI để giải quyết các câu hỏi thường gặp. Qua đó giảm tải khối lượng công việc, nhân sự cũng như cải thiện thời gian phản hồi cho khách hàng.

4. Phân bổ thời gian hợp lý

- Biết điểm dừng: Quan sát các dấu hiệu cơ thể về sức khỏe để có thể giữ cho thể trạng đạt trạng thái tốt nhất. 

- Hành động hàng loạt: Thay vì trả lời email ngay lập tức, bạn có thể bố trí hoạt động trả lời email theo thời gian nhất định (7h sáng, 13h chiều, 20h tối) để hạn chế sự gián đoạn, tránh sa đà dẫn đến việc làm việc một thời gian dài nhưng chưa đầu việc nào hoàn thành 100%.

- Làm việc theo khoảng thời gian nhất định: Điều này nhằm duy trì sự tập trung, hạn chế phân tâm cũng như bảo toàn năng lượng. So với việc kiểm soát thời gian, duy trì năng lượng cũng là khía cạnh cần thiết để hoàn thành mục tiêu công việc. 

5. Chú ý đến các yếu tố khác

- Không chờ đợi động lực: Thay vì chờ đợi cảm giác “có động lực” mới bắt đầu, hãy thiết lập thói quen hành động ngay cả khi bạn không cảm thấy sẵn sàng. Ví dụ, nếu bạn cần viết một bài luận, hãy bắt đầu bằng việc viết bất kỳ ý tưởng nào lên giấy mà không quan tâm đến tính hoàn hảo ban đầu.

- Dọn dẹp văn phòng: Một không gian làm việc gọn gàng không chỉ cải thiện tâm trạng mà còn giúp bạn dễ dàng tập trung hơn.

- Hạn chế to-do-list dài dòng: Sử dụng phương pháp Ivy Lee, trong đó bạn chọn ra 6 việc quan trọng nhất vào cuối ngày làm việc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và tập trung hoàn thành từng việc vào ngày hôm sau. Điều này giúp bạn tránh cảm giác choáng ngợp và tăng khả năng hoàn thành công việc.